Confidentialité · Privacy
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 1er novembre 2026
Actif.Compta est le nom sous lequel André Thibault, travailleur autonome, exerce ses activités, notamment en comptabilité. Ce nom est immatriculé au Registre des entreprises du Québec. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, ce que nous en faisons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les gardons, et comment vous pouvez exercer vos droits. Elle est rédigée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
1. Qui est responsable
Le responsable de la protection des renseignements personnels est André Thibault, qui exerce sous le nom Actif.Compta.
Actif.Compta — 28, rue Bolduc Nord, Thetford Mines (Québec) G6G 4G7
Courriel : [email protected]
C'est à lui que vous adressez toute question, demande ou plainte au sujet de vos renseignements personnels. Actif.Compta n'a pas d'employé : André Thibault est la seule personne qui a accès à vos renseignements au sein de l'entreprise.
2. Quels renseignements, de qui, et pourquoi
Les visiteurs du site. Le site ne demande aucun renseignement et n'en conserve aucun. Il n'a ni compte, ni inscription, ni infolettre. Le formulaire de la page Contact n'envoie rien : il prépare un message que votre propre logiciel de courriel ouvre, et c'est vous qui choisissez de l'envoyer. Rien de ce que vous tapez n'est transmis à Actif.Compta ni stocké par le site avant cet envoi.
Les personnes qui nous écrivent. Quand vous écrivez à [email protected], nous recevons votre nom et votre adresse courriel tels qu'ils figurent dans votre message, ainsi que l'objet, la date et le contenu du message. Nous les utilisons pour vous répondre et pour traiter votre demande, par exemple une demande de renseignements ou de soumission.
Les clients. Pour réaliser un mandat, nous recueillons auprès de vous les renseignements nécessaires à ce mandat : nom, coordonnées, renseignements sur votre entreprise, et renseignements financiers et comptables (relevés, factures, pièces justificatives). Nous les utilisons uniquement pour réaliser le mandat, vous facturer et respecter nos obligations légales.
Les entreprises que nous sollicitons. Il nous arrive d'écrire à des entreprises du Québec pour leur offrir nos services. Nous utilisons alors seulement des coordonnées professionnelles publiées par l'entreprise elle-même (sur son site, dans sa fiche d'annuaire ou sur sa page d'entreprise) : le nom de l'entreprise, son adresse courriel professionnelle et, s'il est publié, le nom de la personne responsable. Nous gardons aussi la page où nous avons trouvé l'adresse et la date à laquelle nous l'avons trouvée. Nous n'achetons aucune liste d'adresses.
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins. Nous ne les vendons pas, et nous ne les utilisons à aucune autre fin sans votre consentement.
3. L'utilisation d'un outil d'intelligence artificielle
Pour trier le courrier qui arrive à [email protected], nous utilisons un outil d'intelligence artificielle. Il fait deux choses :
- il résume chaque message en une phrase ;
- il lui pose une étiquette (demande d'un client, offre commerciale ou message indésirable).
L'outil reçoit l'expéditeur, les destinataires, l'objet, la date et le texte du message. Il n'ouvre jamais les pièces jointes ni les documents, et ceux-ci ne lui sont jamais transmis.
L'outil ne prend aucune décision. Il ne supprime aucun message et n'envoie aucune réponse. Tous les messages reçus restent accessibles à André Thibault, y compris ceux qui sont étiquetés comme indésirables, et c'est lui qui décide de la suite à donner à chacun. Aucune décision vous concernant n'est fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
4. Avec qui vos renseignements sont partagés, et hors du Québec
Nous ne communiquons vos renseignements à personne, sauf aux fournisseurs dont nous avons besoin pour fonctionner, et seulement pour le service qu'ils nous rendent :
- un fournisseur de messagerie : réception et conservation de nos courriels ;
- un fournisseur d'hébergement web : hébergement du site et acheminement des courriels adressés à actifcompta.com ;
- un fournisseur de services d'intelligence artificielle : résumé et étiquetage des courriels reçus à [email protected] (section 3).
Ces fournisseurs sont établis à l'extérieur du Québec, et vos renseignements peuvent être traités ou conservés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant de leur confier vos renseignements, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée : la sensibilité des renseignements, la raison pour laquelle ils sont utilisés, les mesures de protection, y compris contractuelles, et le régime juridique applicable. Nous avons relevé les conditions de chaque fournisseur et nous les gardons à notre dossier. À l'issue de cette évaluation, nous transmettons à chacun le moins de renseignements possible : l'outil d'intelligence artificielle ne reçoit aucune pièce jointe.
Les renseignements traités dans un autre pays sont soumis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles aux tribunaux et aux autorités de ce pays, comme le prévoient ses lois.
Nous pouvons aussi communiquer un renseignement lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple à une autorité qui a le pouvoir de l'exiger.
5. Témoins (cookies) et mesure d'audience
Le site ne dépose aucun témoin (cookie), n'utilise pas le stockage de votre navigateur et ne contient aucun outil de pistage, de publicité ou de profilage. Il ne charge ni police, ni image, ni script provenant d'un autre site.
Comme tout hébergeur, notre hébergeur web traite des données techniques pour afficher le site et le protéger (par exemple votre adresse IP, votre type de navigateur et la page demandée). S'il nous fournit des statistiques de fréquentation, nous ne les consultons que sous forme globale (nombre de visites, pages consultées), sans pouvoir vous identifier.
6. Conservation et destruction
Nous gardons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, puis nous les détruisons de façon sécuritaire ou les rendons anonymes :
- courriels qui ne donnent pas lieu à un mandat : détruits au plus tard 12 mois après le dernier échange ;
- dossiers des clients : conservés pendant la durée exigée par les lois fiscales et comptables, puis détruits ;
- coordonnées des entreprises sollicitées : détruites au plus tard un an après le dernier envoi resté sans réponse. Si une entreprise refuse nos messages, nous gardons seulement son adresse courriel, dans une liste de refus, sans limite de durée, pour ne plus jamais lui écrire ;
- registre des incidents de confidentialité : conservé au moins cinq ans, comme l'exige la réglementation.
Un nettoyage automatique fait respecter ces durées.
Nos renseignements sont protégés par des mesures adaptées à leur sensibilité : accès limité à André Thibault, comptes et mots de passe protégés, et aucune pièce jointe transmise à l'outil d'intelligence artificielle.
7. Vos droits
Vous pouvez en tout temps, en nous écrivant à [email protected] ou par la poste à l'adresse de la section 1 :
- savoir si nous détenons des renseignements sur vous, et en obtenir une copie. Si vous nous les avez fournis sous forme numérique, vous pouvez aussi les obtenir dans un format numérique structuré et couramment utilisé ;
- faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, ou faire retirer un renseignement dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi ;
- retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales et des conséquences pour un mandat en cours ;
- ne plus recevoir nos offres : répondez « non merci » à notre courriel, ou écrivez à [email protected]. Votre adresse est retirée de nos envois sans délai, et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
Une demande d'accès ou de rectification se fait par écrit. Pour protéger vos renseignements, nous vous demanderons de confirmer votre identité. Si vous avez besoin d'aide pour préciser votre demande, nous vous aiderons. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. L'accès est gratuit. Des frais raisonnables peuvent toutefois s'appliquer pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en indiquerons le montant approximatif avant de procéder.
8. Plaintes
Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous traitons vos renseignements, écrivez à André Thibault, à l'adresse de la section 1. Nous accusons réception de votre plainte, l'examinons et vous répondons par écrit dans les 30 jours.
9. Incidents de confidentialité
Si un incident survient (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte de renseignements ou toute autre atteinte à leur protection), nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents, même ceux qui ne présentent pas de risque sérieux.
10. Modifications de cette politique
Nous pouvons modifier cette politique. Toute modification est publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. Si elle change la façon dont nous utilisons des renseignements déjà recueillis, nous en avisons aussi les personnes concernées que nous pouvons joindre.
Last updated: November 1, 2026
Actif.Compta is the name under which André Thibault, a self-employed worker, carries on his activities, including accounting. This name is registered with the Québec enterprise register (Registre des entreprises du Québec). This policy explains what personal information we collect, why, what we do with it, who we share it with, how long we keep it, and how you can exercise your rights. It is written in accordance with Québec's Act respecting the protection of personal information in the private sector.
1. Who is responsible
The person in charge of the protection of personal information is André Thibault, who does business as Actif.Compta.
Actif.Compta — 28, rue Bolduc Nord, Thetford Mines (Québec) G6G 4G7
Email: [email protected]
Send him any question, request or complaint about your personal information. Actif.Compta has no employees: André Thibault is the only person within the business who has access to your information.
2. What information, from whom, and why
Website visitors. The website asks for no information and keeps none. It has no account, no sign-up and no newsletter. The form on the Contact page sends nothing: it prepares a message that your own email program opens, and you choose whether to send it. Nothing you type is sent to Actif.Compta or stored by the website before you send it.
People who write to us. When you write to [email protected], we receive your name and email address as they appear in your message, along with the subject, date and content of the message. We use them to answer you and to handle your request, for example a request for information or for a quote.
Clients. To carry out an engagement, we collect from you the information needed for that engagement: name, contact details, information about your business, and financial and accounting information (statements, invoices, supporting documents). We use it only to carry out the engagement, to bill you and to meet our legal obligations.
Businesses we contact. We sometimes write to Québec businesses to offer our services. In doing so, we use only business contact information published by the business itself (on its website, in its directory listing or on its business page): the business name, its business email address and, if published, the name of the person in charge. We also keep the page where we found the address and the date we found it. We do not buy any address lists.
We collect only the information needed for these purposes. We do not sell it, and we do not use it for any other purpose without your consent.
3. Use of an artificial intelligence tool
To sort the mail that arrives at [email protected], we use an artificial intelligence tool. It does two things:
- it summarizes each message in one sentence;
- it labels it (client request, commercial offer or unwanted message).
The tool receives the sender, the recipients, the subject, the date and the text of the message. It never opens attachments or documents, and they are never sent to it.
The tool makes no decisions. It deletes no message and sends no reply. All messages received remain accessible to André Thibault, including those labelled as unwanted, and he decides what to do with each one. No decision about you is based exclusively on automated processing.
4. Who your information is shared with, and outside Québec
We do not disclose your information to anyone, except to the providers we need in order to operate, and only for the service they provide to us:
- an email provider: receiving and storing our email;
- a web hosting provider: hosting the website and routing email sent to actifcompta.com;
- an artificial intelligence service provider: summarizing and labelling email received at [email protected] (section 3).
These providers are located outside Québec, and your information may be processed or stored outside Québec, including in the United States. Before entrusting your information to them, we assessed the privacy-related factors: the sensitivity of the information, the purpose for which it is used, the protection measures, including contractual ones, and the applicable legal framework. We have recorded each provider's terms and keep them on file. As a result of this assessment, we send each of them as little information as possible: the artificial intelligence tool receives no attachments.
Information processed in another country is subject to that country's laws and may be accessible to the courts and authorities of that country, as its laws provide.
We may also disclose information when the law requires or permits it, for example to an authority that has the power to compel it.
5. Cookies and audience measurement
The website sets no cookies, does not use your browser's storage and contains no tracking, advertising or profiling tools. It loads no font, image or script from another website.
Like any host, our web host processes technical data to display and protect the website (for example your IP address, your browser type and the page requested). If it provides us with traffic statistics, we look at them only in aggregate form (number of visits, pages viewed), without being able to identify you.
6. Retention and destruction
We keep your information only as long as needed for the purposes for which we collected it, then we securely destroy it or make it anonymous:
- emails that do not lead to an engagement: destroyed no later than 12 months after the last exchange;
- client files: kept for the period required by tax and accounting laws, then destroyed;
- contact information of businesses we contacted: destroyed no later than one year after the last message that received no reply. If a business declines our messages, we keep only its email address, in a do-not-contact list, with no time limit, so that we never write to it again;
- register of confidentiality incidents: kept for at least five years, as required by regulation.
An automatic clean-up enforces these periods.
Our information is protected by measures suited to its sensitivity: access limited to André Thibault, protected accounts and passwords, and no attachments sent to the artificial intelligence tool.
7. Your rights
At any time, by writing to [email protected] or by mail to the address in section 1, you may:
- find out whether we hold information about you, and obtain a copy. If you provided it to us in digital form, you may also obtain it in a structured, commonly used digital format;
- have corrected any information that is inaccurate, incomplete or equivocal, or have removed any information whose collection, disclosure or retention is not authorized by law;
- withdraw your consent to the use or disclosure of your information, subject to our legal obligations and to the consequences for an engagement in progress;
- stop receiving our offers: reply "no thanks" to our email, or write to [email protected]. Your address is removed from our mailings without delay, and no later than within 10 business days.
A request for access or correction must be made in writing. To protect your information, we will ask you to confirm your identity. If you need help to clarify your request, we will help you. We reply in writing within 30 days of receiving the request. Access is free of charge. However, reasonable fees may apply for transcription, reproduction or transmission, and we will tell you the approximate amount before proceeding.
8. Complaints
If you are dissatisfied with the way we handle your information, write to André Thibault at the address in section 1. We acknowledge receipt of your complaint, review it and reply in writing within 30 days.
9. Confidentiality incidents
If an incident occurs (unauthorized access, use or disclosure, loss of information or any other breach of its protection), we promptly take measures to reduce the risk of injury and to prevent it from happening again. If the incident presents a risk of serious injury, we notify the Commission d'accès à l'information and the persons concerned. We keep a register of all incidents, including those that present no serious risk.
10. Changes to this policy
We may change this policy. Any change is published on this page, with its update date. If it changes the way we use information already collected, we also notify the persons concerned whom we are able to reach.